El projecte de “Capacitació Digital dels empleats/des” és un dels 24 projectes que s’inicien a l’any 2020 per part de l’Ajuntament de Viladecans, en el marc dels Comitès de Direcció que es van crear de cara al mandat 2019-2023 i pertany al Comitè de Direcció d’Innovació i Digitalització:

• Comitè de Direcció d’Innovació Educativa.
• Comitè de Direcció d’Innovació i Digitalització.
• Comitè de Direcció d’Espai Públic.
• Comitè de Direcció de Transició ecològica, econòmica i urbana.

Els Comitès de Direcció són concebuts com un element clau tant en la definició de L’estratègia de ciutat com en el seguiment i monitoratge d'alguns projectes considerats estratègics per al desenvolupament de la ciutat.
En els comitès de direcció s'ha impulsat I‘ús de la metodologia Agile - PM2 com a metodologia comuna de gestió de projectes, en base a aquest es pretén iniciar un procés de renovació i adaptació al medi digital.
En base a aquest, es decideix crear una aplicació interna amb la voluntat de centralitzar tota la informació sobre competències digitals dels treballadors i treballadores de l’Ajuntament de Viladecans.

Població: Personal de l’Ajuntament.

Territori: Viladecans.

El DigiTALENT està molt vinculat a la gestió dels recursos humans de l’organització, i, per aquest motiu, des del principi han estat involucrades les persones pertinents del Departament de Recursos Humans i Organització, per garantir que les accions derivades estiguin alineades amb els projectes interns de Recursos Humans, com per exemple el Pla de Carrera i el Pla de Formació anual. Així mateix, és un projecte coordinat amb el Departament de Sistemes d’Informació i Innovació Tecnològica, per garantir que el desenvolupament digital estigui vinculat a les eines i aplicacions que utilitzem a l’organització a futur.

- DigiTALENT està vinculat amb el “Pla de Carrera” que està desenvolupant el Departament de Recursos Humans i Organització actualment. Es va prendre com a referència el model de competències general que es va aprovar al Pla de Carrera, per elaborar el Model de Competències Digitals i s’han agafat també la mateixa agrupació de perfils professionals per realitzar el mapa de perfil digital esperat.

- El Pla de formació anual Corporatiu, que gestiona RRHH, ja incorpora les línies generals de la proposta formativa derivada del projecte DigiTALENT.

- L’Ajuntament de Viladecans actualment està posant en marxa una Plataforma e-learning destinada als treballadors/es, i té previst un apartat específic per realitzar formació digital.

- Així mateix, també està relacionat amb el projecte de “Nou model organització del Treball”, que té previst la implementació del l’office 365, aspecte que s’està tenint en compte a la proposta formativa del projecte.

- Per últim, cal dir que està alineat amb la Regulació de Teletreball aprovada per l’ajuntament de Viladecans, donat que la formació prevista inclou contingut que facilitarà la modalitat de treball on-line, com per exemple com optimitzar les reunions virtuals o conductes saludables en l’ús de dispositius digitals.

Fase 1. Detecció i definició de necessitats.

En la primera fase es fa una detecció de necessitats sobre la capacitació digital dels treballadors i treballadores de l’ajuntament amb l’objectiu de definir el Model de Capacitació Digital i com s’identifica el talent digital de la pròpia organització.

Es defineix un Pla de treball en base al Pla de sistemes, el Model de relació amb la ciutadania i el Pla d’actuació Municipal per definir el “perfil de Talent Digital” necessari per a cada lloc de treball que ha de tenir la organització a curt i mitjà termini.

Resultats:

- Mapa de Talent Digital requerit per llocs de treball
- Eina d'avaluació del Talent Digital


Fase 2. Definició del punt de partida de l’equip.

En la segona fase es fa una definició del punt de partida actual dels treballadors i treballadores de l’ajuntament amb l’objectiu de realitzar una avaluació del Talen Digital actual de l’organització, per analitzar els resultats i identificar els perfils digitals. Això va permetre elaborar un Pla de Desenvolupament del Talent Digital.

Es defineix un Pla de treball que va consistir en establir els diferents criteris i paràmetres per obtenir l’Índex de Digitalització, definint els arquetips o perfils digitals (“Innovadors”, “Early Adopters”, “Laggards”...o bé “Thinkers”, “Impulsors”, “Influencers”, etc). Es defineix també l’estructura d’informe de feedback individual (coneixements, competències, rols,...) i s’implementa l’eina d’avaluació i explotació de resultats a través de l’anàlisi de les dades i la elaboració de la Proposa de Pla de Desenvolupament del Talent Digital amb una durada d’un any.

Resultats:

- Índex de Digitalització de la organització.
- Mapa de Talent Digital Global de l'Ajuntament de Viladecans i sectoritzats (Per Departaments, per llocs de treball, per edat…).
- Feedbacks individuals.
- Informe conclusions
- Proposta de Pla de Desenvolupament específic.


Fase 3. Definició el rol dels líders com a impulsors de la capacitació digital del seu equip.

En la tercera fase es va fer definició de quin rol han de jugar els caps i líders dels equips per ser impulsors de la capacitació digital dels seus treballadors i treballadores amb l’objectiu de compartir la informació resultant i acompanyar-los en el procés de lideratge de la capacitació digital.

Es defineix un Pla de treball en que es va traslladar als comandaments els resultats del Mapa de Talent Digital dels equips i es van consensuar propostes de desenvolupament. Per fer-ho es van dur a terme sessions grupals i individuals d’acompanyament.

Resultats:

- Informe d'accions realitzades amb comandaments i resultats finals.


Fase 4. Implementació del Pla de Desenvolupament de Capacitació Digital

La quarta fase va correspondre a la implementació del Pla de Desenvolupament de Capacitació Digital amb l’objectiu de proveir coneixements i desenvolupar les competències necessàries detectades per a cada equip de treball.

Es defineix un Pla de treball per posar en marxa les diferents accions formatives i de desenvolupament per la millora de la capacitació digital (formació interna i externa, acompanyament, mentoring,...)

1. Pla de treball:

- Posar en marxa les diferents accions formatives i de desenvolupament per la millora de la capacitació digital (formació interna i externa, acompanyament, mentoring…)
- Coordinació i seguiment de les accions.



2. Resultats:
- Informe resultats Pla de Desenvolupament CD


Fase 5. AVALUACIÓ GRAU D' EVOLUCIÓ DE LA CAPACITACIÓ DIGITAL

1. Plantejament: Com ha millorat el nostre talent digital?
2. Objectius:

- Identificar els aspectes que han millorat i els aspectes que s'han de continuar treballant.
- Redefinir estratègia de capacitació digital a futur.

3. Pla de treball:

- Realització de l'autoavaluació del "Talent Digital".
-Comparativa índex i mapa Digital inicial vs. Actual. Anàlisis dels resultats.
- Establiment de conclusions i propostes de futur.


4. Resultats:

- Índex de Digitalització de la organització Post Pla Desenvolupament.
- Mapa de Talent Digital Global de l'Ajuntament de Viladecans i sectoritzats (Per Departaments, per llocs de treball, per edat…), Post Pla Desenvolupament.
- Feedbacks individuals.
- Informe final de conclusions i Pla d'acció a futur.

29.495,00 €

De manera més directa, el Grup de Treball del projecte de Capacitació Digital està constituït per les següents figures:

Grup de Treball Projecte
- Líder Projecte (Recursos Humans i Organització)
- Tinenta Alcaldia Serveis Generals
- Gerent AJV
- Directora Servei Formació i Ocupació
- Responsable Unitat Comunicació
- Director Serveis Generals
- Cap Departament Sistemes
- Tècnica Departament Sistemes


Cal destacar la participació molt activa i clau de la Tècnica de Sistemes que ha fet el desenvolupament de l’aplicatiu informàtic que dona suport al DigiTALENT.

Comunicació Corporativa ha donat suport en l’estratègia de comunicació i l’elaboració de material i contingut multimèdia per facilitar la difusió del DigiTALENT.

Per altra banda, a més de la persona que lidera el projecte, que pertany al Departament de RRHH i Organització, també hi ha estat implicades altres persones del departament des del principi del projecte, i més activament a la fase d’elaboració del Programa de Capacitació Digital.

S’ha anat compartint les fites més importants i l’evolució del projecte amb el conjunt de membres que formen part del Comitè de Direcció i Innovació i Digitalització, a les reunions periòdiques d’aquest, que està integrat per un total de 17 persones de diferents àrees i nivells jeràrquics de l’ organització (incloses les persones que formen el grup de treball del projecte), i l’equip del Comitè ha pogut fer aportacions al respecte.

El nivell de direcció i comandaments (Caps Departaments i Caps Unitats), van participar en la fase 1 del projecte, a una enquesta interna que es va enviar per detectar necessitats en matèria de coneixements i habilitat digitals. L’objectiu era implicar el líders dels equips en aquest projecte des del principi i aprofitar el seu coneixement de les persones de l’organització.

A la fase 1 també es va realitzar un Workshop de 2 sessions amb el Departament de Sistemes i Innovació Tecnològica, per treballar les necessitats digitals de l’organització a curt i mig termini, a la qual van participar la Cap del Departament de Sistemes i Innovació Tecnològica i la Directora de Transformació Digital.

- Aplicatiu informàtic DigiTALENT
- Qüestionari d’autoavaluació DigiTALENT
- Mapa competències Digitals Ajuntament Viladecans
- Mapa Perfils Digitals esperats
- Informe de Feedback del Perfil Digital personalitzat
- Diagnosi resultats Capacitació Digital
- Programa de formació Digital
- El col·lectiu de treballadors/es de l’Ajuntament de Viladecans, té a la seva disposició per consultar en qualsevol moment l’autoavaluació de capacitació digital que ells/elles van fer al Juliol de 2021 i el feedback del seu perfil digital que es va generar de manera automàtica.
- Una proposta d’accions formatives personalitzades recomanades en base als seus resultats i també tindran un resum dels resultats globals de la Diagnosi.
- El nivell de direcció i comandaments, tenen un dashboard amb les dades globals del DigiTALENT del seu equip directe.
- Respecte les accions formatives derivades directament del Projecte DigiTALENT, són un total de 17 accions (102 hores formatives), que són accions de caràcter més global i destinades al gruix de la plantilla.

La difusió de la pràctica ha estat de caràcter intern:

- Infografia DigiTALENT per als Caps (suport per explicar el projecte als seus equips).
Prèviament al llançament del DigiTALENT a tota l’organització, es va fer reunió explicativa amb l’equip de comandaments i també es va enviar material de suport per tal de poder explicar el projecte als seus equips. Aquest material va incloure: comunicat corporatiu, preguntes freqüents i una infografia

- Infografia DigiTALENT per comunicar projecte a tota la organització

- Vídeo explicatiu DigiTALENT (Inclòs a l’aplicatiu).

Amb la implementació de la primera fase del projecte DigiTALENT s’ha pogut fer un mapa de les competències digitals del personal de l’ajuntament, i per tant detectar en quin punt es troba l’administració de Viladecans.

Durant la implementació de la fase final, en que s’oferirà formació en competències digitals de manera personalitzada en funció dels resultats obtinguts en l’enquesta i les necessitats formatives derivades de la posició de cada treballador o treballadora, s’espera un impacte positiu en la capacitació digital del personal de l’ajuntament.

Interna

Ajuntament de Viladecans

L’eina DigiTALENT ha permès disposar d’una “foto” de la competència digital del conjunt de treballadors i treballadores de l’ajuntament de Viladecans. Permet construir els fonaments per avançar en el camí digital i disposar d’informació individualitzada i vinculada amb la resta de dades de l’organització, accessible pels comandaments i pel personal de l’ajuntament en qualsevol moment, constituint un element d’autoconeixement i coneixement de l’equip, que ajuda a prendre consciència del punt on es troba a nivell digital i que guiarà com es definirà l’estratègia en termes de desenvolupament digital . Així doncs, el DigiTALENT constitueix el punt de referència, sobre el qual pivotar la transformació digital des d’un punt de vista de persones en els propers anys a l’ajuntament de Viladecans.

- L’eina DigiTALENT permet la traçabilitat de les dades, amb tota la informació relativa al qüestionari realitzat (data accés, temps invertit, persones, resultats...) que queda com a històric i que permet veure l’evolució que fa l’organització en aquest àmbit.

- Permet la integració de les dades bàsiques de l’estructura organitzativa del personal a l’aplicació, permetent un anàlisi tenint en compte variables com el lloc de treball i adscripció orgànica, i per tant, orientar l’eina a les necessitats derivades del les funcions a realitzar.

- Aquesta eina permet vincular-se amb d’altres sistemes i aplicacions informàtiques que està previst que es posin en marxa en una segona fase (Plataforma Autoaprenentatge, Mòdul RRHH, nova Intranet...) i que facilitarà una integració de les dades i dels processos de treball, que estalviant temps i que pemetent alinear millor les diferents iniciatives i projectes en curs.

- DigiTALENT permet tenir la possibilitat d’oferir una eina de gestió i desenvolupament digital tant per al col·lectiu de comandaments, que podrà accedir a les dades de la seva Unitat/Departament per conèixer millor al seu equip, com per al conjunt de treballadors/es de l’ajuntament, que podran consultar en qualsevol moment el seu perfil digital i l’històric del mateix, per veure quina evolució ha fet i quins aspectes ha de continuar treballant.

Malgrat en la primera prova pilot la participació ha estat del 45%, hi ha un grup de personal que es va trobar reticent a exposar el seu nivell de capacitació digital, és per això que de cara als pròxims anys caldrà buscar incentiu que animi a tot el personal de l’Ajuntament a participar d’aquest procés de capacitació digital.

Respecte a l’eina, en la primera fase d’enquestes es va detectar alguns aspectes de millora, respecte el bloc que fa referència a “Ús d’eines i aplicacions informàtiques”, i ja s’han incorporat canvis. Es va observar que es preguntava a tot el personal de l’ajuntament per totes les eines informàtiques que es treballen en l’administració, sense discriminar per la posició que es desenvolupa. Detectant-se un biaix doncs alguns dels treballadors desconeixen les eines perquè no les necessiten, aquest error es va corregir amb la incorporació de la resposta “no aplica”.

Es tracta d’una eina fàcilment replicable i útil per a qualsevol administració que busqui conèixer l’estat general de competències digitals del seu personal. Aquesta informació permetrà poder dibuixar itineraris de formació personalitzats en funció de les necessitats específiques de cada funció.