L’Ajuntament de Castelldefels va detectar la necessitat de ser àgil en la transmissió d’informació tant per al personal de nova incorporació com per a la resta de la plantilla municipal. Durant la pandèmia per la COVID-19, es va poder observar que, en una situació de dificultats per les múltiples restriccions, es compartien moltes eines i coneixement. Partint d’aquesta intenció col·laborativa i aprofitant una formació realitzada que els va oferir la Diputació de Barcelona, van dissenyar aquesta eina per compartir i editar informació de manera ràpida i molt visual.

Inicialment, es va fer un “wiki” de Pla d’Acollida, que inclou formació obligatòria per al nou personal, i també es van desenvolupar diversos “wikis” d’aquestes formacions inicials, com ho són la formació bàsica sobre protecció de dades, prevenció de riscos, teletreball, etc. Així mateix, atès que la gestió de la informació i la transferència de coneixement és fonamental per a l’adquisició i el reforç de competències del personal municipal, es va apostar per crear aquesta eina de consulta àgil, gràfica i actualitzable, “Saps com fer-ho?”, la qual actualment també forma part del Pla d’Acollida.

Personal de l’Ajuntament de Castelldefels

Pla d’Acollida per al nou personal: inclou un conjunt de formacions, es dona molta informació sobre funcionament de l’administració, gestió o a qui adreçar-se en cas d’incidències. Atès que s’ha desenvolupat el Pla d’Acollida amb el format “wiki” i aquesta es troba a la Intranet de l’Ajuntament, posteriorment, s’incorpora el “wiki” del “Saps com fer-ho?” i s’explica als nous treballadors que tenen al seu abast aquesta eina de consulta.

Inicialment, el departament de Formació i Desenvolupament de Persones va decidir treballar sobre la transferència de coneixement i la comunicació interdepartamental. Aleshores, va elaborar i recopilar documents amb la funció de manuals d’ús de diferents aplicatius o programes, instruccions o actuacions. Així mateix, es va demanar la col·laboració a la plantilla per poder compartir documents, informació o explicacions documentades per tal de posar-los a l’abast de tothom.

S’anaven rebent cada cop més manuals i, per això, es va decidir crear un espai virtual per compartir tot aquest coneixement amb tot l’equip. D’aquesta manera, es va gestar el “wiki” “Saps com fer-ho? Manual d’aplicacions corporatives”, que recopila tota aquella informació rellevant sobre l’ús d’aplicacions internes i recursos diversos. Així doncs, el Departament de Formació va demanar als i les treballadores que els fes arribar tot aquell material que creguessin que podria interessar a la resta del personal, així com facilitar i millorar la seva feina. En rebre aquesta documentació, es valora la seva utilitat i, si es consideren adient, es penja al “wiki”.

Cada cop que s’afegeix nou material, es notifica al personal que s’ha actualitzat el contingut i se li recorda que, si disposa de materials explicatius sobre procediments i programes, que l’enviï a la bústia de Formació o d’Organització.

A més a més, des del Departament de Formació i Desenvolupament de Persones, anualment es duu a terme una detecció de necessitats formatives dels comandaments. Aleshores, s’aprofita per recordar que disposen d’aquest servei i per demanar que es comparteixin coneixements que els puguin ser útils amb la resta de departaments.

-

Responsable de l’Àrea, que dona instruccions, fa propostes i supervisió; i dues persones treballadores, que es dediquen a l’edició dels materials del “wiki”.

Aquesta plataforma col·laborativa disposa d’una presentació titulada “Saps com fer-ho? Manual d’Aplicacions Internes” i d’un índex amb els apartats següents: “ús d’aplicació EACAT”, “temes de contractació”, “gestió d’expedients”, “temes de comptabilitat”, “altres temes d’utilitat” i “plans d’ocupació”.

Alguns exemples dels manuals que s’ofereixen són “Com pujar un anunci a l’E-Tauler”, “com utilitzar ENOTUM” (per fer notificacions electròniques), “com fer tramitacions per EACAT”, ”com penjar un conveni”, amb enllaços a presentacions que expliquen i il·lustren detalladament els passos a seguir. Dins de l’apartat dels temes de contractació, es pot consultar, per exemple, “com faig un contracte abreujat?”, “com puc fer un contracte menor?” o “com publicar els contractes menors al perfil del contractant”.

Quant a la gestió d’expedients, els Ajuntaments fan servir l’EPAC i el “Saps com fer-ho?” contribueix a simplificar una informació molt densa: per exemple, ofereix instruccions sobre com delegar la signatura electrònica a algú altre. Pel que fa als temes de comptabilitat, conté informació sobre les utilitats de l’aplicatiu GEMA, “com s’ha de donar d’alta un tercer”, “com saber el saldo d’una partida, “fer un informe de les factures”, “veure la despesa per partida/projecte”, etc.

A la secció sobre “Altres utilitats”, s’explica com es factura electrònicament, com es descarrega el programa “e-facturae”, com fer el seguiment de les factures de les empreses proveïdores a l’E-FACT. “Altres temes d’utilitat” és un apartat general en el qual, ha un enllaç a un vídeo del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (OAC) sobre com obtenir l’idCAT mòbil per poder signar electrònicament mitjançant el DNI o la targeta sanitària. També, s’exposa com fer un enviament de documentació fora de Castelldefels, com donar-se d’alta al GESTFORMA, una plataforma de la Diputació que gestiona la formació que ofereix al personal de l’administració cada any. A més, es pot consultar els estatuts d’una entitat, què són els procediments de disconformitats ciutadanes o com gestionar l’aplicatiu d’objectius del PAM.

Així mateix, hi ha informació genèrica sobre temes de Logística, com reservar un vehicle municipal, com gestionar les incidències de les màquines de “vending”, com “fitxar” l’entrada i la sortida a la feina o com demanar vacances a través de l’aplicatiu E-TEMPO, entre d’altres. També ofereixen instruccions sobre com signar un document en PDF amb firma electrònica, els recursos d’imatge corporatius, preparats per l’Àrea de Comunicació i Imatge; sobre com comprimir una imatge, un recurs de la Diputació que recull les diverses característiques d’algunes de les eines més útils per fer videoconferències. Finalment, s’indica com gestionar la Coordinació d’Activitats Empresarials (CAE), com anonimitzar un document, les recomanacions de Secretaria sobre el format amb què cal publicar un decret o una resolució, etc.

Tenen diversos canals interns per fer difusió del “Saps com fer-ho?”. El Departament de Comunicació i Imatge té la seva pròpia Intranet i, a través d’aquesta, fa difusió al personal de l’existència d’aquest instrument. També, des de la Bústia Formació, es van enviant notícies vinculades amb l’aprenentatge i el coneixement, amb el títol “Informa’t”.

D’altra banda, la nova gerència, juntament amb Comunicació i Imatge, ha potenciat molt la Intranet general i la web de l’Ajuntament i ha desenvolupat una mena de “newsletter”, anomenada “Inside”, en la qual s’informa d’aspectes interns, entre ells, del “Saps com fer-ho?”. A més, es fa difusió de l’eina als comandaments per al seu ús i possible actualització de continguts.

El fet de disposar d’aquests materials amb instruccions sobre com realitzar certes accions agilitza els processos de l’administració. A més, els/les treballadors/es expressen la seva satisfacció amb la utilitat de l’instrument, ja que els facilita i els permet completar les seves tasques de manera més eficient. Tot i haver rebut formació sobre aquests temes, sovint es troba en la situació que no recorda com es fa una determinada actuació, perquè no es troba entre les seves tasques quotidianes. També, s’estalvia el temps de preguntar-ho a altres i el d’explicar pas a pas els procediments.

Davant del relleu generacional, el Departament de Formació vol potenciar el transferiment de coneixement. La utilitat de l’eina “wiki” en el cas del “Saps com fer-ho?” ha fet que s’apliqui a un pla d’acollida específic per a les i els treballadors de l’Ajuntament que arriben amb plans d’ocupació, així com a un pla d’acollida per als comandaments.

Interna

Ajuntament de Castelldefels

Ha assolit l’objectiu d’oferir una eina de consulta a la Intranet, accessible a tot el personal, on pugui trobar bones pràctiques i procediments que la seva feina quotidiana els demana saber realitzar. D’aquesta manera, s’ha agilitzat el seu aprenentatge, a través d’una eina molt visual, dinàmica i intuïtiva. A més, ha funcionat bidireccionalment, atès que s’ha aconseguit que els i les treballadores aportin documents per compartir els seus coneixements.

És una eina àgil, intuïtiva i visual.
És didàctica, simplifica informació densa explicant com realitzar determinats procediments pas a pas.
És un instrument col·laboratiu, que fomenta la cooperació i el treball en equip.
Estalvia temps i energia al personal, ja que els manuals d’instruccions disponibles eviten que calgui fer certes formacions o explicacions reiterades.

No s’ha fet una avaluació de la seva implementació.
Li manca desenvolupament per aprofitar tot el seu potencial, atès que l’instrument encara porta poc temps en funcionament.
Cal fer més difusió de l’existència i les funcionalitats de l’eina.
Manquen indicadors per mesurar la satisfacció dels treballadors i les treballadores.

Fer un qüestionari de valoració per al personal, incloent els comandaments.
Afegir més documents d’instruccions sobre accions i procediments.
Organitzar i estructurar millor la informació, per exemple, incloure un cercador.
Fer més difusió entre els departaments d’aquesta forma més àgil i visual de transferir i compartir el coneixement.
Potenciar el “Saps com fer-ho” perquè els comandaments se’l facin seu i liderin la posada en ordre de tot el material compartit en diferents departaments i àrees.
Aprofundir en la transformació digital de l’Administració Pública, ja que és una aposta de l’Ajuntament a nivell polític, gerencial i tècnic.

Es considera factible replicar aquesta pràctica a altres àmbits, perquè, com a mínim, es requereix l’eina “wiki”, una persona que coordini l’emmagatzematge d’informació, un/a tècnic/a que editi la intranet i la col·laboració del personal.